Le logiciel ERP est un outil informatisé conçu spécialement pour le pilotage de l’entreprise. À travers ce logiciel, vous disposez d’un cahier de charge initial. C’est le document qui va englober tous les besoins de l’entreprise, les bénéfices et les futures orientations. En quelque sorte, ce cahier va servir de guide tout au long du développement de l’entreprise.
L’analyse générique et critique de l’existant
Notre premier conseil pour réussir votre cahier de charges ERP est avant tout d’analyser l’existant. Plus simplement, cela consiste à effectuer une analyse complète de l’architecture technique et logicielle. Elle concerne également la volumétrie et tout ce qui concerne l’aspect métier et procédural. Une analyse critique de l’existant est plus qu’essentielle pour l’établissement d’un cahier de charges ERP puisqu’il consiste à savoir en quoi l’entreprise pourrait encore s’améliorer, ou en quoi vous pourrez simplifier la gestion, etc.
Avant tout, cette analyse doit vous mener à voir les points forts et les failles de votre entreprise, de remettre en cause certaines mauvaises habitudes de travail, de revoir certaines organisations défaillantes pour gagner encore plus en production, en notoriété et en compétitivité. Cette première phase est indispensable du fait qu’elle vous permet de faire évoluer votre entreprise. De ce fait, il vous sera peut-être nécessaire d’avoir un accompagnement par un consultant extérieur. Avoir un regard extérieur est toujours une bonne chose pour voir les choses d’une autre manière et avoir un regard neuf puisque le monde évolue et l’entreprise devrait évoluer avec lui. Toute cette analyse devrait mener à une question centrale : votre entreprise correspond-elle encore à un besoin sur le marché ?
Définition et hiérarchisation des besoins de l’entreprise
En second plan, il vous incombe de définir de manière propre dès le départ du périmètre fonctionnel de votre entreprise. Cette étape est également cruciale à l’établissement d’un cahier de charge propre et fonctionnel. Elle ne peut s’effectuer qu’après l’analyse de l’existant que vous avez effectuée auparavant. Pour le plein développement de votre entreprise, vous devez déterminer ce dont votre entreprise a besoin en amont. Ce n’est qu’en second plan que vous allez les hiérarchiser et les prioriser pour vous focaliser sur les points essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise.
La règle d’or à ne pas omettre dans cette seconde phase c’est de ne pas se contenter des besoins actuels. En réalité, pour un plein épanouissement de l’entreprise, nous vous conseillons de voir déjà les éventuels besoins futurs. Cette manière de penser et de fonctionner dans le temps va être prise en compte dans votre cahier de charges afin de dégager votre solution. Elle va déterminer à la fois votre système d’information sur plusieurs années, mais elle vous permettra également d’avoir une marge de gestion pour les années à venir.
Établir un référentiel interne et un outil de dialogue avec l’extérieur
Le cahier de charge ERP vise avant tout le développement et l’épanouissement de votre entreprise en interne malgré l’éventuelle intervention d’un consultant extérieur. De ce fait, le troisième conseil que nous proposons pour bien réussir votre cahier de charges ERP est de faire de cet outil un référentiel interne. Ce référentiel interne vous aide à tout repositionner dans l’entreprise, en partant des différents tâches et échanges entre les services jusqu’à la matérialisation d’une feuille de route partagée pour toutes les parties prenantes. Cette feuille de route sera votre outil de communication sur le projet avec les offreurs de solutions. L’essentiel ici c’est de faire de votre cahier de charges ERP un moyen pour les éditeurs intégrateurs ERP de comprendre les problématiques ou les enjeux de gestion et de développement de l’entreprise.